İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Kullanımı:

1--Son yıllarda işletmeler, ağ ekonomisine katılırken kurum içi ve dışı faaliyetlerin eşgüdümlü bir şekilde yürütülmesini olanaklı kılan ERP (Enterprise Resource Planning-Kurumsal Kaynak Planlaması) sistemleri geliştirilmiştir.

2--işletmeler artan bir şekilde ERP yazılımlarını satın almaktadırlar. Piyasadaki bu talep, ERP sistemleri konusunda yapılan araştırmalara ivme kazandırmıştır

3--1960’lı yılarda Amerika’da kullanımı yaygınlaşan Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP-Material Requirements Planning) sistemleri, üretim sektöründe bilgisayar ve bilgi sistemlerinin kullanılmaya başlamasına önayak olmuştur.

3--Üretimin yanında finans, satış ve dağıtım gibi faaliyetler de dikkate alınmış ve 1970’li yıllarda Üretim Kaynakları Planlaması (MRP II) sistemleri geliştirilmiştir (

4--Sonraları MRP II sistemleri, ürün geliştirme ve üretim prosesini kapsayacak şekilde genişletilmiştir. (bilgisayar destekli mühendislik, bilgisayar destekli tasarım, bilgisayar destekli planlama, bilgisayar destekli üretim ve bilgisayar destekli kalite güvence vb 

4.1--Bilgisayar Tümleşik Üretim (CIM)-- CIM bir üretim sürecindeki tasarım, imalat ve yönetim fonksiyonlarını bir ortak veri tabanı ve bilgisayar desteği ile entegre eden bir bilgisayar sistemidir

5--1980’li yıllara gelindiğinde CIM sistemleri; kurum çapında ve bütünleştirilmiş veri modellerinin tasarımı konusuna odaklanmıştır

6--1990’ların başlarında bu veri modelleri üzerine yapılan çalışmalar, tümüyle bütünleştirilmiş işletme çözümleri sunan Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP-Enterprise Resource Planning) sistemlerinin geliştirilmesini sağlamıştır.

7--MRP ve MRP II gibi planlamacılara yardımcı olmak için tasarlanmıştır. ERP sistemleri ise; yıllardır kullanılan birçok metod, strateji ve kavramın uygulanabileceği bir iş ve bilgi platformu sunarak, 

7.1--bu küçük izole edilmiş sistemleri bütünleştirmiş ve bir işletmenin tüm tesisleri ve iş süreçleri arasında gerçek zamanlı kaynak hesaplarının sürdürülebilmesini sağlamıştır.

8--SAP’nin kurumsal paketini uygulayan 162 kullanıcı işletme üzerinde yaptığı araştırmaya göre, işletmelerin ERP sistemlerini kullanma sebepleri şunlardır:

9-ERP kullanım amaçları,

1--Operasyonları ve verileri bütünleştirmek,

2--İşletme süreçlerini standartlaştırmak,

3--İş süreçlerinde değişim mühendisliği yaklaşımı,

4--Tedarik zincirini veya stokları optimum hale getirmek, 

5--İş esnekliğini arttırmak,

6--Çalışan sayısını azaltmak,Verimliliği arttırmak,

7--Küreselleşme stratejisini desteklemek,

10--Bugün, karar-destek yapıları ve bilgi analizi ile ilgili paketlerin eklenebilmesine olanak tanıması, ERP sistemlerinin diğer bir önemli özelliği haline gelmiştir ve nesne yönelimli yaklaşımlar, ERP sistemlerinin tasarımında kullanılan bir standart halini almıştır

11--ERP sistemleri incelendiğinde bu sistemlerin esas yararının, yalnızca yapısında bulunan planlama yeteneği değil, işlemleri verimli bir şekilde yürütme kabiliyeti ve bu tip işlemler için düzenlenmiş kayıt saklama yapıları sağlaması olduğu anlaşılmaktadır.

12--Genel ERP Yazılımları , Bu tip yazılımlar birçok endüstriyi hedef aldığından genel bir yapıdadır ve kullanılmadan önce yapılandırılmalıdır.

12.1-- Önceden Yapılandırılmış Olanlar,Bu paketlenmiş, ön konfigürasyonlu şablonlar, kapsamlı yazılımlardan türetilmektedirler. Bunlar, özel endüstri sektörleri ve belli büyüklükteki işletmeler için uyarlanmaktadır.

12.2--Yüklenmiş ERP Yazılımları:Birçok kullanıcı için ERP yazılımı, belirli işletmelerin ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş genel ve önceden yapılandırılmış paketlerden sonra yapılan fonksiyonel bir yüklemeyi ifade etmektedir.

13-- ERP sistemleri farklı endüstrileri iki şekilde destekler :

13.1- ERP, farklı endüstrileri tek bir çözüm içinde destekleyebilir (üretim ve perakandeciliğin işlevselliğini birlikte içermesi gibi).

13.2- Ya da işletmeye özel ve önceden yapılandırılmış çözümler sunar. Örneğin Peoplesoft; iletişim, federal yönetim, finansal hizmetler, sağlık, yüksek eğitim, üretim, devletle ilgili sektörler, perakandecilik, hizmet endüstrisi, taşımacılık ve kamu hizmetleri gibi endüstriye özel çözümler sunmaktadır.

14--Son günlerde ERP paket satıcıları yazılımlarını, yüksek hacimli tekrarlı üretim, otomotiv yan sanayi, süreç endüstrisi, hastaneler, restorantlar gibi pazardaki uygun alanlar için uyarlamaktadırlar.

15--İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlaması Uygulama Süreci ve Uyulama Başarısını Etkileyen Faktörler:

15.1--Uygulama sırasında izlenen strateji, ERP projesinin sonuçlarını etkileyen önemli faktörlerdendir.

15.2--Buna bağlı olarak uygulama sürecinin şu aşamalardan oluştuğu söylenebilir

1--Planlama faaliyetleri,2--Uygulama kararları, 3--Uygulama yönetimi.

16--ERP uygulamalarında temel hedeflerden biri de projeyi zamanında ve bütçelenmiş kaynaklar içinde tamamlamaktır. Bu hedeflere ulaşmak için ERP projeleri çok dikkatli planlanmalı ve verimli bir şekilde yönetilmelidir.

16.1--ERP uygulamalarını zamanında ve belirlenen bütçe içinde tamamlayan işletmeler ortak bazı karekteristiklere sahiptirler (Mabert vd., 2003:304). Bunlar:

1- Kıdemli yöneticiler proje boyunca kararlı bir tavır sergilemektedirler. Ayrıca kesin bazı öncelikler de tayin etmektedirler.

2--Projeyi yönetmek için yöneticilerin liderliğinde bir ERP yönetim komitesi kurulmuştur. Bu komite, planlama ve uygulama aşamalarında kritik kararlar alma konusunda gerekli yetkiye sahiptir. Büyük işletmelerde ise takım üyeleri tamamıyle ERP projelerine tahsis edilmiştir.

3--Uygulama takımı, uygulamanın nasıl yürütüleceğini detaylarıyla belirlemek için ekstra zaman harcar. 

3.1--Bu uygulama yürütme çalışmaları, hangi modül ve süreç seçeneklerinin uyarlanacağını ve üst yönetim önceliklerinin bu seçeneklerle nasıl ilişkilendirileceğinin belirlenmesi gibi çalışmaları kapsar.

4--İşletmeler performans ölçütleri konusunda kesin yönergeler tanımlarlar. Bu yönergeler sadece teknik konuları değil iş operasyonlarını da içerir.

5--ERP sistem kodlarındaki değişiklikler minimum düzeyde tutulur.

6--Kurumsal değişim ve eğitim stratejileri geliştirilir ve uygulama sırasında sürekli güncellenir.

7--Birkaç anahtar modülün aynı anda uygulanması, modüllerin süreye göre birkaç safhaya ayrılarak uygulanmasından daha kısa sürmektedir.

7.1--Birkaç modülün aynı anda uyarlanması genelde “Mini Big-Bang” yaklaşımı olarak adlandırılır.

7.2--Tüm sistemi aynı anda uygulamak ise “Big-Bang” yaklaşımı olarak adlandırılmaktadır.

7.3--Diğer bir yaklaşım ise “aşamalandırma” (phased-in) yaklaşımıdır.

8--Veri bütünlüğü ve teknoloji altyapısı gibi anahtar teknoloji konuları önceden belirlenmiştir.

9--Sadece küçük miktarda değişim mühendisliği çalışmaları yapılmıştır.

10--Uygulama planları ve sonraki gelişmeler düzenli bir şekilde çalışanlara, tedarikçilere ve müşterilere aktarılmıştır.

17--Mabert vd. yaptığı araştırma, iyi planlanmış ERP projelerinin zamanında ve bütçesinde ya da bütçesinin altında bir maliyet ile sonuçlandığını ortaya koymuştur.

17.1--Planlama faaliyetlerinin uygulama üzerindeki etkileri incelendiğinde şu noktalar göze çarpmaktadır:“Performans ölçütlerinin tanımlanması” ve “uygulama takımının düzenlenmesi” faktörleri, projeyi zamanında ya da geç tamamlayan işletmeler ile bütçesinde ya da bütçesinin üzerinde tamamlayan işletmeler için aynı etkiye sahiptir.

18--Araştırmalar, hem kaynaklar hem de kurumsal değişim için yapılan yatırımın, yatırım yapan işletmeleri, gerçekçi zaman ve bütçe planlaması yapma konusunda daha dikkatli davranmaya ittiğini göstermektedir.

19--Tedarikçilerin ve müşterilerin uygulama sürecine dahil edilmesi, işletmeler arası etkileşim sürecini daha iyi tasarımlamayı ve sistem üzerinde daha az modifikasyon yapılmasını sağlamıştır.

20--Sistem üzerinde yapılan değişikliklerin çokluğu sadece maliyeti ve süreyi arttırmayacak, aynı zamanda ilerde sistem üzerinde yapılacak yükseltme (upgrade) çalışmalarını da zorlaştıracaktır.

21--ERP projelerinin belirlenen zamanda ve maliyette sonuçlandırılmasını etkileyen faktörler 1--Tedarikçi ve müşterileri bilgilendirmek proje maliyetini azaltırken işletme içi çalışanların bilgilendirilmesi maliyeti arttırıcı bir etki yapmaktadır.

21.1--Bu durum; işletme içi iletişimin, süreçlerin yeniden incelenmesine ve daha fazla özelleştirmesine neden olduğu şeklinde açıklanabilir. Fakat bu konu henüz netlik kazanmamıştır ve araştırmaya açıktır.

22--Mabert vd. yaptığı araştırmaya göre işletmelerin çoğu “Mini Big-Bang” yaklaşımını kullanmaktadır.

22.1--Araştırmaya katılan işletmelerin %71 kadarı çok az miktarda değişim mühendisliği faaliyeti gerçekleştirmiştir ya da bunu sistem yüklendikten sonra yapmayı planlamaktadır. İşletmelerin

22.2--%55’i ise, ASAP (Accelerated SAP) gibi hızlandırılmış sistemler kullanmışlardır

23--Uygulama çalışmalarının yönetilmesini etkileyen faktörler ise şunlardır:

1--Etkin yönetici ilgisi, bağlılığı,

2--Gelişmeleri düzenli olarak anlatmak,

3--Uygulamanın gelişimini kıyaslamak,

4--ERP yönetim komitesinin kilit kararlar almasını sağlamak,                        

5--Uygulamadan etkilenen personelle iletişim kurmak,

6--Süper kullanıcıları ve sorun gidericileri belirlemek,

7--Tüm kullanıcıların eğitimi,

8--Tedarikçi ve müşterileri bilgilendirmektir.

24--Kurumsal Kaynak Planlaması Uygulamalarında Karşılaşılan Sorunlar için Çözüm Yöntemleri

24.1--ERP sistemleri kurum çapında, kapsamlı, online etkileşimli sistemlerdir.

1.1--Oracle’nin, Quantum işletmesinde gerçekleştirdiği ERP uygulaması sırasında raporlama işlemlerini 40.000’in üzerinde tablo kullanarak yapması, ERP sistemlerinin büyüklüğünü tanımlama konusunda bir ölçü olabilir.

1.2--Bu nedenle ERP uygulamaları günümüzde artan bir şekilde, veri erişimini ve raporlama işlemlerini kolaylaştıracak bir yapıda tasarlanmaktadır.

24.2--Aşağıda bu süreçte kullanılan yöntemler anlatılmaktadır:

1--Bilişim Araçları:İşletmeler veri erişimini kolaylaştırmak için, intranet ya da portallar gibi değişik uygulamalar kullanmaktadır.

1.1—İntranet:SAP, Microsoft’da gerçekleştirilen uygulama sırasında, raporlama bilgilerine intranetten ulaşabilmeyi sağlayacak bir yapı geliştirme gerekliliği hissetmiştir.Microsoft örneğinde uzmanlar, ERP’nin raporlama özelliğinden yararlanmayı ummuşlardır.

1.1.1--Sıradan kullanıcılar için ise oluşturulan bilgiler intranete verilmiştir ve bu sayede Microsoft’un ERP kurulum maliyeti düşmüştür.

1.2--İşletme içi intranet ya da internetle sağlanan iletişim sayesinde gerekli bilgilerin üretilmesi kolaylaşır ve katılımcıların birbirlerine soru sormasıyla sorunlar zamanında tespit edilir ve çözülür.

Kaynakça:

1--İşletmelerde kurumsal kaynak planlaması (ERP) kullanımı: beklentiler, sorunlar ve çözüm önerileri-Turan PAKSOY, Hasan Kürşat GÜLEŞ, Bilal SAPMAZ-Selçuk Üniversitesi Mühendislik Mimarlık Fakültesi Endüstri Mühendisliği Bölümü Kampüs--Selçuk Üniversitesi İktisadi İdari Bilimler Fakültesi İşletme Bölümü Kampüs/Konya